Desde la llegada de las bases de datos, programas como Access han tenido una gran demanda para la administración de datos. A pesar de esto, si no lo sabe qué es Microsoft Access y para qué sirveNo se preocupe, lo explicaremos en detalle de inmediato junto con sus características y funciones.
Pero primero, no olvide descargar el software si aún no lo tiene en su computadora.
¿Qué es Microsoft Access?
Microsoft Access es un sistema de administración de bases de datos que le ayuda a administrar una gran cantidad de registros. Al mismo tiempo, te posibilita crear aplicaciones que utilicen Access como backend.
A diferencia de Microsoft Excel, que se utiliza para análisis de datos y cálculos de fórmulas, Access es más útil para recolectar, categorizar y manipular grandes cantidades de datos.
Puede usar Access para crear una base de datos de:
- Estudiantes que asisten a una escuela
- Administración de eventos
- Inventario del hogar
- Gerente de contacto
- Base de datos de administración de proyectos
- Canal de ventas
- Contabilidad de cuentas comerciales
- y más.
Como el resto de aplicaciones de Office, Access se ha actualizado hasta llegar a su versión final 2019. No existe una versión portátil de Access, dado que todas deben estar instaladas en su computadora.
Entrar a características y funciones
Varias plantillas modernas
Access incluye diferentes plantillas simplificadas para adaptarse a nuestras necesidades. Estas plantillas nos posibilitan crear fácilmente bases de datos y utilizarlas como aplicaciones sin necesidad de conocimientos de programación.
Es una buena herramienta para quienes no disponen mucha experiencia en la creación y administración de bases de datos. En la pestaña «Archivo» Las diferentes plantillas estarán disponibles con formularios, informes, tablas o con muchos campos que ya están creados por defecto.
Exportar datos
Access además nos posibilita exportar nuestros datos con facilidad, sin tener en cuenta la cantidad de datos y si están vinculados a diferentes fuentes. Entre sus opciones, nos permitirá exportarlas a Excel con facilidad.
Para usar esta función, debe ir a la pestaña «Datos externos»> Administrador de tablas vinculadas> Exportar a Excel.
Exportar bases de datos en PDF
Otra peculiaridad de este software es que podemos exportar nuestra base de datos en formato pdf. Esto es muy útil para compartir nuestras bases de datos con otros usuarios que no disponen el mismo software y pueden verlas como si fueran imágenes. Con esta herramienta, podrán abrir el archivo en Adobe Reader sin ningún problema.
Para esto solo debes de ir a la pestaña «Datos externos» y después seleccionar la opción: «PDF o XPS». Guarde el archivo y listo. Tendrás tus bases de datos en PDF.
Consultas
Una función que encantará a quienes conocen la sintaxis SQL es aquella que nos posibilita realizar consultas. Esto nos permitirá obtener información de todos los datos que hemos creado en nuestras tablas y se utiliza la misma sintaxis SQL.
Debemos ir a «Crear»> «Diseño de consulta». Una vez allí, agregaremos las tablas que queramos consultar y lograremos ingresar las consultas que queramos hacer. Después, debes hacer un clic en la opción «Ejecutar» que se encuentra en la esquina superior izquierda. Una vez realizado esto, consultarás que está listo.
Otra herramienta es el asistente de consultas que nos permitirá crear consultas automáticamente. Además nos ayudará a detectar errores en el diseño de nuestras consultas y nos sugerirá crear relaciones en nuestras tablas.
Dime
Esta función está integrada en la cinta de funciones superior, en la pestaña que dice: «¿Qué deseas hacer?». Gracias a esta función, podemos hacer consultas, crear formularios, tablas, informes y otras funciones.
Para utilizarlo, solo es necesario hacer un clic en él e indicar lo que queremos buscar.
Soluciones personalizadas con VBA
VBA o Visual Basic para Aplicaciones es un lenguaje de programación que es totalmente compatible con Microsoft Access. Con este lenguaje podemos trabajar en nuestras bases de datos de forma simple.
Algunas de las posibles soluciones son: automatización avanzada, consecución de errores, validación de datos y más. Todo esto se ejecutará una vez que iniciemos el software.
